Comment créer une liste déroulante avec Excel ?

Comment créer une liste déroulante avec Excel ?

Pour effectuer plus facilement des saisies dans une feuille de calcul Excel, l’emploi de la liste déroulante peut être d’une grande aide. Cela permet non seulement d’éviter les fautes de frappe, mais aussi d’unifier la saisie de vos données. Ce, afin de réaliser plus aisément des cumuls. Nombreuses sont les raisons d’adopter la liste déroulante. Pour créer une liste déroulante Excel, les conseils ci-dessous vous aideront.

Le principe de la liste déroulante sur Excel

La liste déroulante d’Excel repose sur un principe simple. Elle consiste à insérer différents choix dans un menu déroulant d’un tableau Excel, en présentant plusieurs options et en établissant certaines règles. Il s’agit de la solution la plus efficace pour saisir des libellés et des données sur Excel, et pour les rendre uniformes.

Excel
La liste déroulante est un outil pratique sur Excel

Pour vous simplifier la tâche, Excel renferme un grand nombre d’assistances à la saisie. Il existe donc moult manières de concevoir et d’afficher des listes déroulantes sur Excel. Toutes les méthodes fonctionnent avec n’importe quelle version d’Excel, et ce, que vous vous serviez de Microsoft Office d’il y a dix ans, ou que vous utilisiez le logiciel le plus récent. Vous pouvez créer une liste déroulante Excel aussi bien sur Mac que sur Windows.

Les étapes pour créer une liste déroulante Excel

La création d’une liste déroulante sur Excel s’effectue en plusieurs étapes. Suivez chaque phase avec attention, afin de ne pas vous y perdre. Pour commencer, rassemblez toutes les informations dans un tableau que vous dresserez dans une feuille de calcul Excel. Vous les ajouterez par la suite dans la liste déroulante. Pour apporter une note personnelle à votre feuille, modifiez les dimensions des cellules de votre tableau Excel ainsi que leur mise en forme. À titre de rappel, pour la création de votre tableau, il vous suffit de sélectionner la largeur et la longueur du tableau sur la feuille, puis d’appuyer sur « Mettre sous forme de tableau ». Vous pouvez en outre choisir un thème de couleur pour le tableau.

Pour valider vos choix, cliquez sur « Ok ». Pour introduire la liste déroulante dans une cellule, placez le curseur de la souris sur la celluledans laquelle vous désirez rajouter la liste déroulante. Cliquez ensuite sur l’onglet « Donnée », puis sur « Validation des données ».Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Dans l’onglet « Option », sélectionnez dans la liste déroulante « Autoriser » l’option « Liste ». Vous trouverez à côté de source une petite icône : cliquez dessus.

Puis sélectionnez la plage de données dans laquelle la liste déroulante devra prendre effet. Si vous voulez autoriser les utilisateurs de la feuille à mettre des cellules vides, vous n’avez qu’à barrer la case « Ignorer si vide ». Vous avez fini de créer une liste déroulante Excel. Pour information, si vous voulez joindre d’autres contenus à la liste déroulante, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne la plus basse de votre tableau. Puis inscrivez l’information que vous souhaitez ajouter. Cette information sera introduite dans votre liste déroulante de façon automatique.

Afficher des messages dans la liste déroulante après avoir créé une liste déroulante Excel

Vous voulez que des messages s’affichent quand un utilisateur sélectionne une cellule comportant une liste déroulante ? Pour cela, barrez la case « Quand la cellule est sélectionnée ». Il ne vous restera qu’à écrire le message à faire apparaître. Si vous le désirez, vous pouvez également inscrire un message d’erreur lorsque les informations écrites par l’utilisateur sont inexactes.

Pour ce faire, cochez « Quand des données invalides sont tapées ». Vous pouvez sélectionner d’autres messages d’erreurs. Si vous choisissez l’option « Stop », l’utilisateur n’aura pas la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires. Une fois que vous aurez validé toutes les rectifications que vous aurez apportées, cliquez sur « Ok ».

Pour faire apparaître un message d’erreur permettant à un utilisateur d’adjoindre une donnée qui n’est pas incluse dans la liste déroulante, il vous suffit de cliquer sur « Avertissement » ou « Informations ». Bref, plusieurs options sont possibles avec la liste déroulante.

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