Le décès d’un employé est une véritable épreuve pour l’entreprise. La disparition brutale d’un collaborateur crée un vide au sein de l’équipe et peut même affecter la productivité globale à court terme. Vous devez également redistribuer les tâches et recruter un nouveau salarié pour occuper le poste vacant. Un décès a donc un impact profond sur la structure, aussi bien sur le plan opérationnel que sur le plan humain. Comment se comporter face à la famille éplorée ? Quelle est la meilleure formule pour informer vos autres employés ? Découvrez la conduite à adopter dans cette situation.

Rédigez une lettre de condoléances

Envoyer une lettre de condoléances à la famille en deuil est une véritable marque de respect et de soutien. Il est toutefois important de bien savoir le rédiger pour qu’il apporte un véritable réconfort à la famille du défunt.

Envoyez une lettre de condoléances pour soutenir les proches du défunt

Une lettre de ce type vous permettra d’exprimer vos sincères condoléances à la famille du défunt. Même si vous n’arrivez pas à vous déplacer physiquement avant les funérailles, elle leur montre que vous partagez leur peine et qu’elle peut compter sur vous pendant cette période difficile. C’est également l’occasion de rendre hommage à votre salarié disparu. Pour réconforter avec une lettre de condoléances, l’hommage est une excellente solution.

Ce courrier vous permet de témoigner des contributions, de la valeur et de l’impact que le défunt a eu au sein de votre structure. Le rappel des qualités personnelles et professionnelles est l’un des meilleurs moyens pour mettre du baume au cœur des proches. De plus, rédiger une lettre de condoléances envoie un message fort sur la valeur du soutien et de l’empathie au sein de la société. Outre le fait de renvoyer une bonne image de votre entreprise, cette action favorise la création d’un environnement de travail positif et solidaire, où les employés s’inquiètent les uns pour les autres.

Comment rédiger une lettre de condoléances ?

Commencez la rédaction de la lettre en utilisant une formule de politesse appropriée. Plus qu’une simple formalité, elle permet d’exprimer votre sympathie et votre chagrin dès le départ. Dans le premier paragraphe, présentez vos sincères condoléances à la famille. Utilisez des mots réconfortants et chaleureux. Ainsi, vous leur ferez savoir que vous partagez leur tristesse et que vous êtes présent pendant ces moments difficiles. Laissez parler votre cœur et évitez les expressions clichées. Vous pouvez ensuite raconter quelques anecdotes positives sur le défunt. Une petite touche d’humour permettra de détendre les lecteurs et de leur apporter un peu de joie dans cette période sombre. Parlez également des qualités qui font de lui un employé que vous n’oublierez jamais.

Dans le paragraphe suivant, montrez à la famille que vous êtes disposé à les soutenir. Proposez donc votre aide pour leur permettre de surmonter cette épreuve. Soyez spécifique dans votre offre pour qu’elle sache comment elle peut compter sur vous. Concluez votre lettre avec des mots réconfortants. Terminez votre rédaction en exprimant à nouveau vos condoléances. Utilisez une formule de politesse telle que « Avec toute ma sympathie » et signez le courrier.

Offrez une plaque ou faites livrer une gerbe

Afin de prouver aux proches du défunt que vous êtes présent durant ce processus, diverses options s’offrent à vous. Vous pouvez offrir une plaque funéraire ou faire livrer une gerbe le jour des obsèques.

Faites réaliser une plaque funéraire

La plaque funéraire permet de créer un lieu de commémoration permanent du défunt. Elle permet de graver son nom, ses dates de naissance et de décès et un message personnalisé. Il peut s’agir d’une citation qu’il utilisait souvent, d’un poème qu’il affectionnait particulièrement ou de l’une de ses maximes. Grâce à cette plaque, ses proches et collègues pourront se rendre à un endroit précis pour se souvenir de lui et honorer sa mémoire.

La plaque funéraire est exposée publiquement. Que ce soit au cimetière, dans l’entreprise ou au domicile du défunt, elle permet à ceux qui le souhaitent de se recueillir et de témoigner de leur reconnaissance pour ses nombreuses qualités. Le don d’une plaque funéraire est également un acte de générosité de l’entreprise envers la famille. Il prouve que l’employé était considéré pour son travail et ses qualités humaines.

Comment choisir une plaque funéraire pour les obsèques d’un salarié ?

Tout d’abord, sélectionnez le matériau qui sera utilisé pour la confection de la plaque. Les options courantes incluent :

• le bronze,
• le marbre,
• le granit.

Choisissez celui qui correspond le plus, selon vous, à la personnalité de votre employé. En ce qui concerne la taille et le design de la plaque funéraire, optez pour la sobriété et l’élégance. Évitez les ornements excessifs et respectez les souhaits des proches. Informez-les de votre intention et assurez-vous que la plaque s’harmonise avec le style des obsèques. Tenez par ailleurs compte des croyances religieuses, de la culture et des préférences de la famille.

Offrez une gerbe de fleurs

Faites livrer une gerbe de fleurs le jour des funérailles afin de rendre un dernier hommage à votre salarié. Elle permettra d’instaurer une ambiance de respect et de solennité. La beauté des fleurs contribuera à l’apaisement des proches et à la création d’un espace empreint de sérénité. Confiez la composition de la gerbe de fleurs à un prestataire spécialisé dans le domaine. Il sera en mesure de choisir les fleurs adaptées pour honorer la mémoire de votre employé défunt de façon élégante.

Comment l’annoncer dans l’entreprise ?

Annoncer le décès d’un collaborateur aux autres salariés de l’entreprise est une tâche délicate. Les collègues du défunt, notamment ses collaborateurs directs, constituaient sa deuxième famille. Pendant plusieurs années, ils ont tissé des liens solides. Sa disparition sera donc très éprouvante pour tous. Afin de faire part de cette triste nouvelle à vos collaborateurs, vous devez choisir le bon moment. Lorsque vous jugerez bon de les informer officiellement, organisez une réunion.

Vous pouvez également envoyer un e-mail à tous les membres du personnel après avoir recueilli les renseignements nécessaires sur les circonstances de décès du salarié. Respectez les souhaits de la famille et ne divulguez que les informations qu’elle vous a autorisé à partager. Privilégiez toujours l’annonce du décès en face à face plutôt que par e-mail. Cette démarche est plus humaine et peut permettre d’amoindrir le choc de la nouvelle. À la fin de la réunion, encouragez vos employés à se soutenir mutuellement pour surmonter cette épreuve.

Rendez un dernier hommage au collègue disparu

Il y a de fortes chances que les collègues de l’employé défunt décident d’organiser une cérémonie d’hommage afin de témoigner de leur émoi à la suite de la triste nouvelle. Pour les accompagner dans cette démarche, commandez un livre de condoléances dans lequel chacun pourra rédiger un témoignage en fonction de son expérience avec la personne décédée. À la fin de la cérémonie, vous pouvez décider d’offrir ce livre à la famille, avec l’accord de vos collaborateurs.

Proposez un accompagnement individuel à chaque salarié

Vos salariés, surtout ceux qui étaient très proches du disparu, se sentiront très affectés par ce départ brusque. S’ils n’expriment pas leur peine ou leurs difficultés, leur comportement et leur concentration au travail pourraient en pâtir. Afin d’accompagner vos salariés, mettez en place un dispositif d’écoute avec un conseiller en deuil. En installant un tel dispositif, vous envoyez un message fort à vos collaborateurs. Ils comprendront qu’ils ont le droit de se sentir mal après ce traumatisme et que leur chagrin est pris au sérieux. Ils sauront également qu’ils peuvent recevoir de l’aide à tout moment s’ils en ressentent le besoin. En suivant tous ces conseils, vous pourrez rendre un dernier hommage à votre employé et aider vos autres salariés dans cette épreuve.