La période de paie à chaque fin de mois représente un énorme volume de travail pour le département des ressources humaines, surtout pour une société disposant de centaines d’employés. La dématérialisation des fiches de paie est une solution qui évite d’avoir à effectuer cette distribution en direct, cela pouvant être chronophage. Découvrez les facettes de cette alternative à la fois moderne et efficace.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?

Une fiche de paie dématérialisée est une forme numérique du bulletin de paie traditionnel. À chaque employé correspond une fiche électronique qui est disponible en ligne depuis son espace personnel dénommé CPA ou Compte Personnel d’Activité. Le titulaire de la fiche peut la consulter à sa guise, que ce soit depuis son ordinateur ou son terminal mobile. Grâce à sa mise en place, l’entreprise n’a plus besoin de donner une version papier du bulletin de paie à chaque fin de mois.

Malgré la modernisation des sociétés, il n’est pas obligatoire pour l’employeur de mettre en place un système de fiche de paie dématérialisée, et les employés ne sont pas tenus d’accepter que leur fiche de paie soit restituée sous version numérique. Il s’agit juste d’une option de facilitation des tâches pour la société, et de praticité sur la sauvegarde du document pour les salariés.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Plusieurs raisons ont poussé les sociétés à dématérialiser les bulletins de paie. Voici les principaux avantages tirés de cette solution moderne.

Une réduction des coûts de gestion

Les coûts relatifs aux bulletins de paie en version papier sont assez onéreux. Vous devez tenir compte du papier, de l’impression, de l’archivage, de la mise sous pli et de l’envoi postal concernant les employés en télétravail. En moyenne, ce coût peut varier de 1,5 € et 3 € par fiche de paie. Le fait de dématérialiser les bulletins de paie permet d’économiser jusqu’à 2/3 des coûts par fiche.

Un gain de temps

Le département des ressources humaines n’aura plus à dépenser un temps considérable à chaque fin de mois dans l’organisation des fiches de paie en papier et peut se concentrer sur d’autres missions moins chronophages.

Une optimisation de la sécurité des données

Grâce à la dématérialisation, il n’y a plus aucun risque que vous perdiez vos fiches de paie et l’archivage se fait dans une base de données sécurisée. De plus, vous seul pouvez consulter votre bulletin de paie.

Un geste pour l’environnement

En optant pour la dématérialisation, la société et ses employés font un geste pour l’environnement. En effet, vous contribuez à la diminution de la consommation de papier, ce qui va aider à préserver les forêts et réduire les déchets.

Une image moderne de l’entreprise

Aujourd’hui, les entreprises doivent beaucoup faire attention à leur image vis-à-vis des clients, des fournisseurs et surtout des concurrents. En optant pour des solutions modernes comme la dématérialisation des bulletins de paie, la société se montre à la pointe des innovations et dynamique, de quoi rassurer sa clientèle et tenir tête à la concurrence.

Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

Il existe différentes démarches à suivre avant qu’une entreprise puisse dématérialiser les bulletins de paie de ses employés, conformément à la loi Travail du 8 août 2016. L’article 54 de cette loi stipule que la société doit « garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

Tout d’abord, la fiche de paie numérique doit comporter différentes mentions obligatoires se trouvant dans la fiche de paie papier, notamment :

• L’identité de l’employeur, avec code APE et n° de SIRET, la convention collective applicable ou mention d’articles du Code du travail ;
• L’identité du salarié avec son emploi, sa classification conventionnelle ;
• Le nombre d’heures de travail effectué et le nombre d’heures supplémentaires ;
• Le montant du salaire de base, brut et net ;
• Les congés payés ;
• Les cotisations prévoyance et les charges sociales ;
• Le montant du prélèvement d’impôt à la source.

Ensuite, l’entreprise se doit de garantir la confidentialité et la sécurité des fichiers, que ce soit lors de leur envoi à chaque employé ou au stockage des archives. Généralement, un espace personnel est mis en place afin que les salariés puissent consulter en toute confidentialité leurs fiches. Un système de cryptage permet de les protéger contre toute tentative de piratage. À chaque instant, chaque employé peut donc accéder à sa fiche sans demander d’autorisation de la part d’une tierce personne.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents est un procédé relativement récent qui est  devenu en vogue avec l’adoption massive d’Internet et des méthodes de stockage dans le cloud. Désormais, il est possible de dématérialiser presque tous les documents relatifs à une entreprise, dont les fiches de paie. Voici les principaux avantages liés à l’utilisation de la dématérialisation.

Un gain d’espace

L’archivage des documents sous forme de papier pose problème lorsque les dossiers commencent à s’empiler. En dématérialisant tous les fichiers, vous libérez alors un espace conséquent qui était réservé à cette utilisation. Le stockage des fichiers numériques se fait de plusieurs manières : sur le disque dur des ordinateurs, dans une clé USB ou dans un serveur externe via le cloud.

Une facilité d’accès aux données

Un autre point fort de la dématérialisation, c’est la facilité d’accès à tous les fichiers relatifs à l’entreprise. Quelques clics suffisent pour trouver vos documents, les consulter, les modifier et les partager. De plus, grâce au stockage sur le cloud, vous y avez accès que ce soit depuis votre ordinateur ou vos appareils mobiles.

Une meilleure transmission d’informations

Les recherches des fichiers qu’il vous faut sont simplifiées, et leur synchronisation est également simplifiée. En effet, chaque membre du personnel dispose d’une version  numérique des fichiers dans son terminal et chaque mise à jour apportée à l’un d’eux est directement consultable par chaque employé concerné, ce qui rend la transmission d’informations rapide et efficace.

Une solution ayant une valeur légale

L’adoption de la dématérialisation étant de plus en plus généralisée au sein des entreprises, elle a même acquis une valeur légale. En effet, que ce soit la protection des informations ou l’authentification de l’identité de chaque personne autorisée à consulter les documents dématérialisés, toutes ces démarches doivent respecter des critères stricts afin d’être légales aux yeux de la loi. Par exemple, le stockage des documents doit se faire dans un coffre-fort numérique et le personnel autorisé à y entrer doit disposer d’une signature électronique.

Quelles précautions sont à prendre ?

Les bulletins de paie dématérialisés sont une solution pour faciliter certaines tâches dans une entreprise. Mais leur mise en place doit faire l’objet de quelques précautions auxquelles les dirigeants d’entreprise doivent être au courant. Voici quelques informations qui pourraient être utiles :

• Les dirigeants d’entreprise doivent informer les salariés au moins 1 mois à l’avance de la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie. Ces derniers ont le droit de refuser et de continuer à recevoir une version papier de leur fiche de paie ;
• Les bulletins de paie électroniques doivent être émis sous un format facilement lisible comme un format PDF afin que le salarié n’ait aucune difficulté à les consulter depuis n’importe quel terminal ;
• Les fiches de paie dématérialisées doivent être accessibles aux salariés pendant 50 ans ou jusqu’à ce qu’ils soient âgés de 75 ans ;
• Une fiche de paie dématérialisée a une même valeur juridique d’une fiche de paie papier. D’un point de vue administratif, ces deux documents sont équivalents ;
• Si la société ou le prestataire d’hébergement venait à faire faillite, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la fermeture de l’espace de stockage sécurisé afin qu’ils puissent télécharger leurs documents respectifs.

Quels logiciels utiliser pour faire des fiches de paie dématérialisées ?

De nombreux logiciels permettent de réaliser des fiches de paie numériques. En voici quelques-uns des plus fréquemment utilisés dans les sociétés :

• PayFit : il s’agit d’un logiciel RH complet parfaitement adapté aux TPE et PME. Très simple à utiliser, cet outil ne propose, malheureusement, pas d’appli Android ou iOS ;

• Sage Business Cloud Paie : cet outil est la référence concernant la gestion de paie et les ressources humaines en général. Il convient à n’importe quelle taille de société et propose des fonctionnalités très variées. En plus de sécuriser vos données de manière optimale, il dispose également de mises à jour régulières qui le rendent conforme aux normes les plus récentes. Mais il est un peu compliqué à utiliser et plus cher par rapport à la concurrence ;

• Fiche-Paie.net : logiciel très utilisé par les TPE, Fiche Paie peut convenir à différentes tailles d’entreprise. Simple à utiliser et très complet, cet outil propose également une gestion comptable en plus des ressources humaines.