Le cahier des charges ERP (Enterprise Resource Planning) est un document qui recense les besoins, les résultats attendus et les orientations futures pour la réalisation d’un projet d’entreprise ERP. Plus précisément, c’est un document contractuel crucial qui présente les objectifs et les orientations stratégiques de votre entreprise. Son contenu est le fondement de la mise en place de votre système ERP. Dans cet article, nous allons vous montrer les éléments clés à inclure dans la rédaction de votre cahier des charges ERP pour qu’il soit utilisé de manière optimale.
Cahier des charges : identifiez les buts et les objectifs de la mise en œuvre de l’ERP
Le cahier des charges ERP doit servir prioritairement à identifier clairement les buts et les objectifs visés par votre entreprise avant la mise en œuvre d’un quelconque système ERP. Il s’agit de spécifier exactement ce que vous recherchez et d’établir un cadre contractuel entre le prestataire et vous (en tant que client). Les finalités peuvent être définies à différents niveaux. Au niveau opérationnel, elles peuvent inclure :
- l’automatisation des processus,
- l’amélioration de la productivité,
- l’accroissement des ventes,
- la réduction des coûts,
- l’amélioration de la qualité des produits et des services.
Au niveau stratégique, ces buts et objectifs peuvent porter sur la croissance des parts de marché, l’accroissement de la rentabilité, l’amélioration de la flexibilité, la réduction des risques et le développement de nouvelles opportunités commerciales.
Définir de manière précise les objectifs du cahier des charges ERP vous permettra d’orienter le document vers les bons fournisseurs et vers le bon système ERP. Cela vous aidera également à vous assurer que les différentes parties prenantes ou tous les acteurs impliqués dans le projet sont sur la même longueur d’onde et que les attentes sont clairement définies. Une fois ces objectifs atteints, votre entreprise pourra alors appliquer des critères de sélection plus précis tels que le budget, le type de système, les fonctionnalités ou les délais.
Définissez les problèmes de l’entreprise qui seront résolus grâce à un système ERP
Dans le cahier des charges ERP de votre entreprise, vous devez définir les problèmes que vous souhaitez résoudre à l’aide du logiciel. Ceci vous permettra de clarifier les besoins spécifiques de l’entreprise pour une excellente adaptation de celui-ci.
Généralement, les problèmes à notifier dans ce cadre sont souvent d’ordre opérationnel ou stratégique et peuvent être relatifs à :
- la gestion des stocks inefficaces,
- la mauvaise coordination des activités,
- le manque de visibilité sur les activités,
- l’inefficacité des processus,
- la mauvaise planification des ressources,
- le manque de données fiables pour prendre des décisions.
Après l’identification des différents problèmes, il est important de procéder à l’évaluation de leurs conséquences sur le fonctionnement et les activités de l’entreprise. De manière pratique, cela vous aidera à déterminer les lacunes des systèmes et des outils que vous utilisez déjà. Ainsi, vous pourrez mieux cibler les améliorations précises indispensables à l’entreprise. De plus, lorsque les conséquences sont bien évaluées, vous pouvez plus facilement déterminer les bénéfices qu’un système ERP pourrait apporter à votre structure.
D’un autre côté, le fait de définir et d’inscrire très clairement les problèmes de l’entreprise est un excellent moyen pour mieux guider la rédaction des attentes et des exigences pour le fournisseur du logiciel.
Déterminez les processus et les données qui seront gérés par le système
Votre cahier des charges doit aussi présenter une liste des processus et des données à gérer avec le logiciel. Les processus comprennent tous les mécanismes opérationnels et stratégiques nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise comme la gestion des stocks, la planification des ressources, la gestion des commandes et des livraisons, etc.
En ce qui concerne les données, elles peuvent inclure à la fois des données financières (les ventes et les achats, les stocks et les prévisions de vente), mais aussi des données non financières (le personnel, les clients et les fournisseurs ainsi que toutes les informations relatives à la production et aux processus).
Par ailleurs, vous devez aussi déterminer quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer les différents processus et données. Ces fonctionnalités peuvent inclure des modules de gestion des stocks, de planification des ressources, de gestion des commandes et des livraisons, de comptabilité et de reporting.
Vous pouvez également ajouter des modules supplémentaires si vous le souhaitez pour obtenir des fonctionnalités concernant le commerce électronique et le marketing.
Définissez les mesures de sécurité qui doivent être prises pour la protection des données
Pour la protection de vos données, mettez en place des mesures de sécurité appropriées. Vous pouvez par exemple utiliser un système de contrôle d’accès pour limiter la consultation de certaines données aux utilisateurs autorisés et installer des mots de passe forts pour protéger les données sensibles.
Dans le même ordre d’idée, il est prudent de configurer une sauvegarde automatique régulière et de conserver des copies des données sur un serveur externe pour une sauvegarde supplémentaire. Pensez aussi à mettre en place un système de détection des intrusions et des systèmes de prévention des pertes de données pour vous protéger contre les attaques malveillantes. L’utilisation d’une technologie de cryptage est également un excellent moyen de sécuriser vos données.
Enfin, il est important de former régulièrement le personnel de votre entreprise à la sécurité des données afin qu’ils puissent adopter des pratiques sûres et conscientes. Vous devrez aussi mettre en place des politiques et des procédures claires sur la façon dont le personnel doit gérer les données et les informations sensibles.