Les réunions collaboratives sont un pilier fondamental pour parvenir à une amélioration continue dans les entreprises. Des échanges constants et des analyses objectives des situations constituent un outil solide qui aide les entreprises à se développer. Mais de nombreux employés ne les considèrent pas comme faisant partie de leur travail. En fait, ils les considèrent comme improductives et les valorisent négativement comme une perte de temps. Une réunion collaborative efficace est un moyen d’éviter ces situations et de favoriser un échange d’informations adéquat et surtout efficace. Dans les lignes qui suivent, nous vous donnons des astuces pour organiser une réunion collaborative.
#1 Fixez un objectif clair pour la réunion collaborative
Votre groupe fonctionnera beaucoup plus efficacement s’il comprend l’objectif vers lequel il travaille collectivement. Prenez le temps d’expliquer correctement le but de la réunion ou de l’initiative sur laquelle vous travaillez. Cela permettra aux participants de comprendre pleinement, de se préparer et d’adhérer à l’objectif global. Vous pouvez le faire à travers une vidéo d’entreprise.
Une fois que les membres de votre équipe auront compris, ils se sentiront beaucoup plus motivés par leurs propres responsabilités individuelles, ce qui aidera évidemment l’équipe à atteindre le but ultime. Fixer un objectif clair donne le ton à la réunion collaborative. Le groupe peut ensuite coordonner la façon dont les membres travailleront ensemble pour réussir.
#2 Planifiez les réunions collaboratives
S’il n’y a pas d’ordre du jour avec des sujets à discuter, la réunion collaborative ne sera guère positive. Vous devez préciser l’objet de la discussion, les principaux intervenants et celui qui guidera chaque sujet. Il faudra désigner à l’avance a la charge de laisser une trace écrite des accords ou des solutions convenues.
L’improvisation entraîne une perte de temps et peut conduire au traitement de questions qui n’ont rien à voir avec l’objectif poursuivi. Dans le cadre de cette organisation, il est également conseillé aux participants de savoir à l’avance quand et où la réunion aura lieu. Même qui va parler et dans quel ordre. De cette façon, il est garanti que les personnes convoquées se présentent à l’heure et respectent l’horaire établi.
#3 Mettez en place un système d’enregistrement et de suivi de la réunion collaborative
Il importe d’enregistrer tous les problèmes, solutions et accords discutés lors de la réunion collaborative. Pour ce faire, il faut donc au préalable désigner une personne chargée de cette tâche. Les conclusions finales doivent être claires pour tous les participants.
Cela permet de fixer un cap à suivre et d’attribuer de nouvelles responsabilités. Enfin, avant de terminer la séance, il convient de s’assurer que la discussion prend en compte tout les points prévus à l’avance. Vous devez également faire une petite évaluation du déroulement de la communication. Vous détecterez ainsi les erreurs possibles et les détails à améliorer. Dardez à l’esprit qu’une réunion collaborative n’a pas un caractère récréatif comme une soirée d’entreprise.
#4 Maîtrisez la communication
La communication est un pilier essentiel pour réussir une réunion collaborative. Pour encourager une communication solide durant votre réunion collaborative, assurez-vous que chaque participant dispose du même temps d’intervention. Et surtout des mêmes opportunités pour faire valoir son point de vue.
La communication signifie également la négociation et la méditation car les idées sont forcément différentes. Mais la meilleure approche pour atteindre l’objectif variera au sein du groupe. Il est important que le groupe écoute attentivement les différents points de vue. Il faut donc traiter tous les points en même temps et avec la même considération lors de la réunion.