Les avancées technologiques ont grandement changé le fonctionnement des entreprises. Désormais, presque tous les secteurs d’activité se servent d’outils numériques afin d’alléger et mieux contrôler leur travail. Il existe notamment les outils PPM (Project Portfolio Management) facilitant la gestion des projets, des ressources et du budget. En effet, une telle solution innovante apporte de nombreux avantages aux entreprises de toutes les tailles.

Les outils PPM servant à gérer les portefeuilles de projets des entreprises

La gestion de portefeuille de projets s’avère chronophage et difficile sans un bon outil PPM. Grâce à ce dernier, les dirigeants, les chefs de projets, les PMO et les gestionnaires de portefeuilles gagnent en efficacité et en rapidité.

Des processus de gestion de projets normalisés et centralisés

Au sein d’une société, le nombre de projets peut augmenter sans cesse. De plus, ils sont souvent complexes et répartis sur divers sites, rendant leur gestion fastidieuse. Grâce à un outil PPM, il est à présent plus simple d’assurer leur conformité aux normes en vigueur et aux objectifs communs fixés.

Par ailleurs, cette solution digitale permet de centraliser toutes les données liées aux projets et de mieux piloter les processus à tous les niveaux. Elle aide à faire connecter les différents projets de l’entreprise, même s’ils ne sont pas de même nature.

Existe-t-il des projets partageant les mêmes ressources ? Certains d’entre eux se complètent-ils ou servent-ils de modèles à d’autres ? Concrètement, le logiciel PPM facilite la gestion des points de ressemblance ou de corrélation entre les projets.

Une prise de décision plus efficace et plus simple

En choisissant d’utiliser un outil PPM, les dirigeants peuvent prendre facilement les bonnes décisions en tenant compte des coûts. Ils s’appuient sur les informations centralisées, les tableaux de bord et les indicateurs de performance obtenus. Leurs choix reposent sur des données réelles. D’ailleurs, cette solution logicielle est en mesure d’analyser les données historiques et de les comparer aux projets en cours.

Grâce à cet outil de gestion de portefeuille de projets, les responsables décèlent rapidement les projets prioritaires. Ils peuvent garantir leur alignement avec la stratégie globale de la société. Ils peuvent également éliminer ceux qui sont redondants.

Un outil pour planifier, exécuter et suivre le travail

L’emploi d’un outil PPM contribue à stimuler les performances des équipes chargées des projets au sein de l’entreprise. Lorsque la productivité augmente, les résultats financiers s’améliorent en conséquence.

Une organisation d’équipes plus facile

À l’aide d’un logiciel PPM, le chef de projets arrive à gérer plus simplement ses collaborateurs. Il se sert de la plateforme pour attribuer les tâches à chaque employé et suivre l’avancement du travail. Il est ainsi en mesure de bien coordonner tous les intervenants afin d’assurer une meilleure fluidité de la chaîne du travail. Il lui est aussi possible d’interfertiliser les compétences.

Une amélioration de la collaboration et de la communication

À travers ses fonctionnalités, ses notifications, ses alertes et ses tableaux de bord, l’outil PPM vise à favoriser la collaboration. En effet, la réussite d’un projet dépend grandement de l’implication et de la coordination au sein des différentes équipes. Ce logiciel est d’ailleurs capable d’améliorer la communication interne grâce à des outils tels que :

• un espace de travail partagé,
• un espace de partage des connaissances,
• une messagerie instantanée,
• un outil de visioconférence,
• des calendriers de projet.

Il est bon de noter qu’une mauvaise communication entraîne une perte moyenne de 420 000 $ par an aux entreprises de 100 salariés [1]. Cette perte s’élève même à plus de 62 millions de dollars par an pour les grandes entreprises du monde entier.

Une meilleure anticipation des risques

Grâce à un outil de gestion de portefeuille de projets, les risques sont mieux anticipés. Les gestionnaires obtiennent une prévision de blocages ou de déconvenues. Cela permet de mettre en place des mesures de prévention efficaces.

Une solution logicielle efficace pour gérer les ressources

Afin de réussir les projets de l’entreprise, il est essentiel d’assurer une meilleure gestion des ressources globales. Il s’agit notamment du personnel, du budget et des équipements de travail nécessaires.

Une meilleure gestion des ressources

L’utilisation d’un logiciel PPM permet de déterminer précisément les ressources requises pour mener différents projets. La plateforme offre aux gestionnaires la possibilité d’actualiser régulièrement la liste détaillée des ressources disponibles. Elle peut afficher leur capacité à l’échelle d’une société, d’un service ou d’une équipe.

Par exemple, cet outil permet d’éviter une éventuelle surcharge de certains collaborateurs dans une équipe. Ce problème concerne surtout les employés disposant des compétences rares ou très recherchées. Il est à préciser que la sursollicitation des ressources peut affecter la motivation des équipes. Cela conduit à une baisse de la productivité et de la rentabilité.

Une grande transparence vis-à-vis de toutes les parties prenantes

Par le biais d’un outil PPM, toutes les parties prenantes obtiennent une vue d’ensemble des projets. Ainsi, la communication est plus simple et les désaccords se règlent plus rapidement. De plus, les dirigeants peuvent opérer en toute transparence, tout en contrôlant la pertinence et l’avancement des projets.

Les données liées aux projets sont centralisées dans un référentiel unique assurant la « seule version de la vérité ». Elles sont mises à jour en temps réel. Les risques d’erreurs, de doublons ou d’omissions, ainsi que les problèmes de partage d’informations sont minimisés.

Une bonne réussite des projets

Un logiciel PPM constitue une aide précieuse pour mener à bien les projets d’une entreprise. Il permet d’éviter une mauvaise gestion des ressources, un problème au niveau de l’alignement stratégique ou un dépassement de budget.

Les principales fonctionnalités des outils PPM

Un outil PPM complet et performant dispose d’un grand nombre de fonctions liées notamment à :

• la gestion du projet : planning, ressource, risque, budget, gestion des KPI, etc.,
• la gestion du portefeuille d’activités : modèle projet, capacity planning, aide à la décision, construction budgétaire,
• l’administration et l’intégration : API, Webservices, paramétrage « code-less », gestion des référentiels projets,
• le reporting : fiche projet, tableaux de bord, saisie d’activité, formulaire,
• l’animation de la collaboration : espaces de partage, gestion documentaire, workflow.

Il convient de privilégier un logiciel PPM avec une version application mobile. C’est un grand avantage permettant de suivre les projets à tout moment depuis son téléphone.