Comment rédiger une fiche de poste efficace et pertinente ?

Potentiels candidats lisant une fiche de poste

Une bonne fiche de poste permet au recruteur d’attirer des candidats potentiels. Et les premières impressions comptent. Les fiches de poste efficaces sont engageantes et inclusives, incitent les bonnes personnes à postuler et vous aident à réduire votre temps de travail. Dans les lignes qui suivent, nous vous montrons comment rédiger une fiche de poste efficace et pertinente.

Quelles sont les caractéristiques d’une bonne fiche de poste ?

Une fiche de poste est un document interne qui énonce clairement les exigences essentielles d’un poste à pourvoir. Elle précise les tâches et les responsabilités du poste ainsi que les compétences requises pour remplir un rôle spécifique. Une bonne description de poste remplit un certain nombre de fonctions importantes:

  • description des aptitudes et des compétences nécessaires pour remplir le rôle;
  • définition de la place du poste dans la hiérarchie globale de l’entreprise;
  • gestion des performances précieux
  • base du contrat de travail.
Un candidat adapté, résultat d'une fiche de poste efficace
Une bonne description de poste a deux objectifs : communiquer clairement les exigences du poste offert et attirer les candidats les plus adaptés.

Avantages d’une fiche de poste efficace et pertinente

Si elle est effectuée correctement, la fiche de poste se traduit par des avantages pour l’entreprise et les travailleurs. Cette fiche :

  • fonctionne comme un guide pour le recrutement et la sélection du personnel.
  • vous permet de définir les salaires et traitements de manière plus juste et équilibrée.
  • permet de définir des plans de rémunération et d’intéressement pour les salariés.
  • fournit de la clarté au travailleur concernant les exigences du poste.
  • sert de base pour mesurer la performance professionnelle des employés.
  • facilite la mise en œuvre des plans de succession dans l’entreprise.
  • aide à maximiser la productivité des employés.

Dans le cas du processus de recrutement, en cas d’utilisation d’un ATS (système de suivi des candidats), vous pourrez scanner les CV à la recherche de mots-clés, et grâce aux questions tueuses, exclure les profils qui n’intéressent pas l’entreprise.

Quels sont les éléments à prendre en compte pour la rédaction d’une bonne fiche de poste ?

Les processus de planification doivent être à la base de toute idée ou initiative commerciale. Si en tant que DRH, vous voulez favoriser l’attraction, la rétention et l’engagement de personnes talentueuses, vous devez commencer par préparer correctement vos processus de recrutement et de sélection.

La description de poste dans une entreprise est un processus ordonné et systématique qui doit prendre en compte les éléments suivants:

  • les objectifs du poste
  • l’emplacement de la position dans l’organigramme de l’entreprise
  • les tâches associées
  • les relations internes
  • la mobilité
  • les conditions environnementales
  • les risques
  • l’échelle salariale
  • les heures de travail

Vous devrez indiquer quel rôle jouera la recrue dans l’entreprise et quels sont les objectifs qu’elle aura. Vous devrez aussi spécifier sa position dans l’organigramme de l’entreprise ainsi que les tâches associées à cette position. La fiche de poste devra indiquer avec quels autres services le collaborateur interagira et à quelle fréquence. Pour fixer ce point il est nécessaire de connaître en détail toutes les positions de l’entreprise et leur relation réciproque.

La fiche de poste devra comporter les déplacements et transferts nécessaires, en précisant la fréquence et la durée desdits déplacements. Les conditions environnementales dans lesquelles le travail est effectué devront être précisées. Ceci est particulièrement important lorsque les conditions peuvent être défavorables pour le travailleur. Par exemple, dans le cas où le travail est effectué dans un environnement bruyant.

Une fiche de poste pertinente devra aussi traiter des risques d’accidents du travail mettant en danger le travailleur et/ou des personnes extérieures à l’organisation. Elle devra aussi traiter des horaires de travail, y compris les possibilités de travail de nuit et/ou de week-end.

La rémunération du poste devra être indiquée. Elle sera déterminée par une série de facteurs tels que le degré de responsabilité, le nombre de personnes en charge, les difficultés inhérentes au poste, la formation et l’expérience requises, etc.

Une professionnelle rédigeant une fiche de poste efficace
La rédaction d’une fiche de poste efficace implique de tenir compte d’une kyrielle d’éléments, allant des objectifs attendus à la rémunération en passant par les tâches associées.

Comment rendre plus efficiente une fiche de poste ?

Utilisez un titre de poste clair. Les titres de poste non traditionnels comme «Ingénieur talentueux» ou «Designer de génie» sont irréalistes et potentiellement discriminatoires. Échangez ces titres confus contre des titres plus clairs. Si vous souhaitez embaucher un agent de centre d’appels et à la place faire de la publicité pour un «spécialiste des ventes et du marketing», vous attirerez probablement les mauvaises personnes et manquerez des candidats qualifiés.

Parlez directement aux candidats. Les offres d’emploi efficaces sont professionnelles et fiables. Les candidats ont tendance à parcourir les descriptions de poste, donc le jargon et les phrases déroutantes les désactiveront. Avant de publier, revérifiez votre description pour garantir sa clarté et son exactitude.

Décrivez les tâches de façon détaillée. Aidez les candidats à visualiser une journée de travail typique. Divisez les responsabilités en tâches courtes et claires. Par exemple, si vous faites de la publicité pour un responsable du marketing numérique, au lieu d’utiliser une description vague (par exemple, « Vous serez responsable du service de marketing numérique »), décrivez les responsabilités spécifiques:

  • Gérer tous les canaux de marketing numérique (site Web, blogs, e-mails et médias sociaux) pour assurer la cohérence de la marque
  • Mesurer le ROI et les KPI
  • Surveiller les comptes de médias sociaux

Assurez-vous que vous et le responsable du recrutement êtes sur la même longueur d’onde concernant les exigences du poste afin d’éviter toute confusion avec les candidats plus tard dans le processus de recrutement.

Vendez le poste. Les candidats ont besoin de raisons impérieuses de quitter leur lieu de travail actuel ou de choisir votre emploi plutôt que les autres. Décrivez les avantages de l’emploi (par exemple, poste de travail haut de gamme, gadgets et/ou repas gratuits) et expliquez comment ce rôle contribuera à la croissance de l’entreprise.

Vendez votre entreprise. Votre offre d’emploi est votre chance d’offrir aux candidats un aperçu de votre culture d’entreprise. Pensez à inclure des liens vers des témoignages de vos employés ou des photos des activités de l’équipe.

Comment accroître la pertinence d’une fiche de poste ?

Soyez transparent sur les responsabilités. Vous devez indiquer clairement les responsabilités et les tâches essentielles du poste. C’est une bonne idée de les énumérer sous forme de puces et de commencer chaque point par un verbe au présent. Soyez clair sur la durée et la fréquence à laquelle une tâche sera exécutée, car cela donnera aux candidats une idée de ce à quoi ressemblera une journée typique à ce poste. Évitez les descripteurs flous, tels que «souvent», «de temps en temps» lorsque vous décrivez les tâches.

Soyez clair sur les compétences et les qualifications. Dans la description de poste, précisez toutes les qualifications et l’expérience obligatoires, ainsi que les compétences souhaitées. Pour chaque qualification, indiquez le niveau d’expérience, les licences et les certifications, ainsi que toute compétence technique nécessaire. Vous devez également inclure les traits ou attributs que vous attendez que le candidat à affiche dans le rôle. Il peut, par exemple, s’agir des compétences comportementales telles que le leadership, le travail d’équipe, la flexibilité, l’initiative et la communication.

Soyez précis sur le type d’emploi et l’emplacement. Faites savoir aux candidats si vous recherchez quelqu’un pour occuper un poste à temps plein ou à temps partiel. S’il s’agit d’un poste de stage, indiquez aux candidats s’il est rémunéré et quelle est la durée du stage. Il est également essentiel de répertorier l’emplacement du rôle pour vous assurer que vous ciblez les bons candidats, car il est inutile que les personnes postulent si elles sont hors de la zone et ne souhaitent pas déménager.

Potentiels candidats lisant une fiche de poste
Les jeunes talents en quête d’emploi sont très attentifs et plus enclins à répondre aux offres claires et précises.

Les erreurs à éviter dans une fiche de poste

Les descriptions de poste jouent un rôle pertinent dans la recherche de talents. Par conséquent, il est essentiel de le faire correctement. Il y a un certain nombre d’erreurs courantes à éviter:

Évitez d’utiliser un langage très technique ou interne, que seuls les employés de l’entreprise connaissent. N’utilisez pas de termes ou de concepts ambigus, car cela entraînerait des erreurs ou des malentendus dans la lecture. Cela aura des conséquences sur la qualité ou l’adéquation des profils des candidats.

Ne pas compter sur la participation de l’organisation est une autre erreur. Lors de la rédaction de la description de poste, il est recommandé d’avoir la collaboration des personnes et des services liés à ce poste. Ainsi, une description réaliste et précise sera obtenue.

Évitez de décrire le candidat idéal. Il ne s’agit pas de décrire le candidat que vous souhaitez en tant qu’employé, mais le poste lui-même. Il est important d’être réaliste, car si vous faites une description idéaliste, vous ne trouverez pas le candidat qui convient au poste ou à l’organisation.

Ne pas faire de révisions est une erreur qu’il faut également éviter. La description du poste est flexible et doit être adaptée aux besoins de l’entreprise à tout moment. Par conséquent, il est nécessaire de réviser, de maintenir et de mettre à jour périodiquement les informations contenues dans le document.

Où trouver des exemples et des modèles de fiches de poste ?

De nombreux livres et magazines proposent des modèles et des exemples de fiches de postes, mais la ressource la plus abondante se trouve sur internet. Une pléiade de sites de recrutement et d’offres d’emplois propose des modèles et des exemples de fiches de postes. Sur ces sites, vous trouverez des modèles de description de poste pour faciliter le recrutement et la gestion des ressources humaines. Tous les modèles sont téléchargeables gratuitement et vous pouvez choisir les formats PDF ou Microsoft Word, ou bien un modèle de formulaire de description de poste pour Excel.

  • https://www.cci.fr/c/document_library/get_file?uuid=f60758bc-16d2-45e2-866f-9641a4447657&groupId=10982
  • https://www.legalstart.fr/droit-travail/modele-gratuit/fiche-de-poste/
  • Modèle de fiche de poste proposé par Les échos Business : https://business.lesechos.fr/outils-et-services/modeles-de-documents/modeles-rh/114410-fiche-de-poste-55556.php;
  • https://www.creerentreprise.fr/creer-une-fiche-de-poste/ ;
  • Modèle Ooreka : https://contrat-de-travail.ooreka.fr/ebibliotheque/voir/259503/fiche-de-poste
  • http://cpnefsv.org/sites/default/files/public/pdf/B-Documentation/Fiches/nouvelles%20fiches/B3-2-2-etablir-des-fiches-de-poste.pdf
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